Kalendarz Google na stronie: koniec z telefonami „a mogę na już?”

Jedno z najczęstszych pytań w warsztacie brzmi: „Czy możecie to zrobić dzisiaj?”. Odpowiedź zwykle wymaga zajrzenia do zeszytu, przerwania pracy i długiego dobierania terminu: „Środa nie, bo mam rozrząd, czwartek rano może…”. Dla klienta to też męczące, bo dzwoni jeszcze do trzech innych miejsc.

Rozwiązanie: publiczny kalendarz na stronie

Google Kalendarz jest darmowy i może pokazywać innym osobom tylko to, kiedy jesteś zajęty, bez żadnych szczegółów. Klient widzi zajęte i wolne bloki, a Ty nie ujawniasz, czyje auto stoi na podnośniku.

Dzięki temu:

klient sam sprawdza wolne terminy, zanim zadzwoni,
w rozmowie mówisz: „Wejdź na stronę, tam jest aktualny kalendarz. Wybierz dzień, który Ci pasuje, a ja go potwierdzę”,
znikają telefony „na już” od osób, które widzą, że dzisiaj nie ma miejsc, i od razu proszą o najbliższy wolny dzień,
dobór terminu trwa minutę zamiast kilku wymian zdań.

Jak to ustawić (około 10 minut)

W Kalendarzu Google utwórz osobny kalendarz np. „Warsztat – terminy”. Nie używaj prywatnego.
Wejdź w jego ustawienia → Uprawnienia dostępu → włącz udostępnianie publiczne i wybierz opcję „Wyświetlaj tylko informacje o dostępności (zajęty/wolny)”.
W sekcji Integracja kalendarza skopiuj kod do umieszczenia na stronie (iframe) i wklej go na podstronie „Terminy”.
Wpisuj do tego kalendarza każdą umówioną naprawę jako blok czasu: od godziny przyjęcia do planowanego odbioru.

Zasady, żeby to działało

Aktualizuj od razu, gdy przyjmujesz nowe zlecenie. Nieaktualny kalendarz jest gorszy niż jego brak.
Napisz obok, że kalendarz jest orientacyjny: „Termin potwierdzamy telefonicznie lub SMS-em”.
Wysyłaj link w SMS-ie po nieodebranym połączeniu (patrz artykuł o auto-SMS-ie) i na koniec rozmowy.
Rezerwuj bloki na nagłe naprawy, jeśli chcesz zostawić miejsce na „awaryjne” zgłoszenia, i oznacz je w kalendarzu jako zajęte lub wolne według potrzeby.

Co z tego masz

Mniej telefonów, szybsze ustalanie terminów i klienci, którzy przychodzą dopasowani do Twojego grafiku, a nie na siłę. Dodatkowo kalendarz na stronie wygląda profesjonalnie: warsztat, który ma porządek w terminach, kojarzy się z porządkiem w robocie.